AI 行政應用 ／ 資料更新至 2026 年 10 月
行政人員的一天，常常被公文、會議紀錄、報表和各種通知切成碎片。這些工作重複性高、格式固定，正好是 AI 最能幫忙的地方。這篇整理行政人員最常遇到的四類工作：公文書信、會議紀錄、Excel 報表與日常庶務，告訴你哪些可以交給 AI、怎麼下指令，以及在公司或公部門使用時一定要守住的規範。
30 秒看重點
第 1 名
台灣在職者使用生成式 AI 最主要的用途：文檔編寫與報告生成
4 類工作
公文書信、會議紀錄、Excel 報表、日常庶務，最適合行政人員先上手
70%
企業送員工上 AI 課程，可申請的大人提補助比例（符合資格者）
禁用
公部門機密文書依行政院指引，須由承辦人親自撰寫，不得使用生成式 AI
2026/1/14
《人工智慧基本法》公布施行，強調隱私保護與人類自主
資料：104 人力銀行《2025 員工 C.E.O. 調查》、台灣就業通、行政院、國科會，詳見文末資料來源。
01行政工作中，哪些適合交給 AI？
判斷原則很簡單：格式固定、需要大量打字、可以由人快速檢查的工作，適合交給 AI 起草；涉及判斷、責任歸屬、機密資料的部分，則一定要由人處理。
| 行政工作 | AI 可以幫忙 | 一定要人把關 |
|---|---|---|
| 公文與書信 | 依格式起草、口語轉公文用語、潤飾措辭 | 法規依據、權責、對外發文內容 |
| 會議紀錄 | 逐字稿整理成結論與待辦清單 | 決議是否正確、負責人與期限 |
| Excel 報表 | 寫公式、整理資料、找出異常值 | 原始數字正確性、計算邏輯 |
| 日常庶務 | 活動通知、問卷題目、常見問題回覆 | 日期、地點、費用等關鍵資訊 |
※ 原則：AI 負責初稿與整理，人負責判斷與定稿。
02公文 AI 應用：從口語草稿到正式公文
公文最花時間的，往往是把想說的話轉成正式用語，並放進「主旨、說明、辦法」的結構裡。你可以先用口語寫下重點，再請 AI 轉換格式。
提示詞範本：公文草擬
你是一位熟悉台灣公文寫作的行政人員。
請將以下重點改寫成一份「函」的草稿，包含主旨、說明、辦法三段。
主旨一句話說完；說明分點敘述；用語正式精簡，符合公文慣例。
若需要引用法規，請標示「（請承辦人確認法規依據）」，不要自行編造條號。
重點：＿＿
提示詞範本：正式書信潤飾
請把以下內容改寫成給＿＿（對象）的正式通知信。
保留所有日期、時間、地點，不要更動；語氣客氣但清楚。
改完請列出你修改過的地方，方便我核對。
內容：＿＿
要記得
AI 很容易「編出看起來很像的法規條號」。公文中的法規依據、函號、日期，一律回到原始資料核對。
03會議紀錄 AI：逐字稿到待辦清單只要 5 分鐘
會議紀錄可以分成兩步：先用錄音轉文字工具取得逐字稿，再請 AI 整理成結構化紀錄。錄音前請先徵得與會者同意。
錄音並轉成逐字稿
使用公司核准的錄音轉文字工具，取得完整逐字稿。
請 AI 整理結構
依固定格式整理出結論、待辦事項與待確認問題。
人工核對決議
對照自己的筆記，確認決議、負責人和期限沒有錯。
寄出並存檔
寄給與會者確認，並依公司規定存檔。
提示詞範本：會議紀錄
以下是＿＿會議的逐字稿。請整理成會議紀錄：
一、會議資訊（日期、出席者） 二、討論事項與結論 三、待辦事項表格（事項、負責人、期限）。
逐字稿中沒提到的資訊請寫「待確認」，不要推測。語氣客觀，不加入評論。
如果要同時參考好幾份文件，例如上次的會議紀錄、簽呈和簡報，可以使用 Google 的 Gemini Notebook（原 NotebookLM）把資料放在同一本筆記本中提問，回答會標出出處，方便核對。
04Excel AI：公式、整理、分析一次搞定
行政人員最常卡在 Excel 函數。現在可以直接用中文描述需求，請 AI 寫出公式並解釋用法。
| 需求 | 可以這樣問 | 常見結果 |
|---|---|---|
| 條件加總 | 「依 B 欄部門加總 D 欄金額」 | 產生 SUMIFS 公式與放置位置 |
| 資料查找 | 「用員工編號從另一個工作表帶出姓名」 | 產生 XLOOKUP 或 VLOOKUP 公式 |
| 資料清理 | 「把 C 欄的日期統一成 2026/10/04 格式」 | 提供公式或操作步驟 |
| 找出異常 | 「標出出勤時數超過 50 小時的人」 | 設定格式化條件的步驟 |
※ 公式套用後，請用幾筆資料手算驗證結果。
如果公司使用 Microsoft 365，Excel 內建的 Copilot 可以直接在表格裡找趨勢、排序、產生公式（檔案需存在 OneDrive 並開啟自動儲存）；使用 Google 試算表的話，付費 Google AI 方案也能在試算表中使用 Gemini。
看懂這個限制
把整份薪資表、員工個資上傳到個人版 AI 風險很高。可以只提供欄位名稱與幾筆假資料，請 AI 寫好公式，再回到自己的電腦套用。
05其他行政庶務：通知、問卷、FAQ
活動通知
提供時間、地點、報名方式，請 AI 寫出 Email、LINE 與公告三種版本。
問卷設計
說明調查目的，請 AI 設計 10 題問卷並避免引導性問題。
常見問題回覆
整理同仁常問的問題，請 AI 寫成標準回覆範本。
流程說明
把口頭交接的作業流程，整理成步驟清單或 SOP 初稿。
但，行政 AI 有三條紅線
行政人員經手的資料往往最敏感。行政院〈使用生成式 AI 參考指引〉提醒公務人員：AI 產出要由承辦人做最終判斷；機密文書須親自撰寫、禁止使用生成式 AI；不得向 AI 提供應保密、個人及未經同意公開的資訊；使用 AI 輔助時應適當揭露。2026 年 1 月施行的《人工智慧基本法》也把隱私保護與人類自主列為基本原則。一般企業雖然不直接適用公務指引，這些原則同樣值得遵守。
紅線一：機密不入 AI
人事、薪資、合約、未公開資訊，不要貼進個人版 AI。
紅線二：關鍵資訊人工核對
日期、金額、法規、人名，逐一對照原始資料。
紅線三：依公司規範使用
先確認公司是否有核准的 AI 工具與使用規範。
行動建議
列出重複工作
寫下本週最花時間的三件行政工作。
套用範本試做
用本文的提示詞範本，先從會議紀錄開始。
建立部門範本庫
把好用的提示詞整理起來，分享給同事。
常見問題
Q：公務機關可以用 ChatGPT 寫公文嗎？
一般公文可以用 AI 輔助起草，但承辦人須做最終判斷並適當揭露；機密文書依行政院指引不得使用生成式 AI，也不能輸入應保密或個人資料。實際做法請依各機關規定。
Q：會議錄音可以直接丟給 AI 嗎？
先取得與會者同意，並使用公司核准的工具。涉及人事或機密的會議，不建議上傳到個人版 AI。
Q：不會 Excel 函數也能用 AI 嗎？
可以。用中文描述你要算什麼、資料在哪幾欄，AI 就能寫出公式並說明放在哪裡。套用後記得手算幾筆驗證。
Q：公司可以申請補助讓行政人員上 AI 課嗎？
可以留意勞動部的人力提升計畫：投保 51 人以上企業可申請「企業人力資源提升計畫」，AI 相關課程補助比例可達 70%；50 人以下可申請「小型企業人力提升計畫」。詳見〈企業 AI 內訓怎麼規劃〉。
本文重點
- 格式固定、需要大量打字、容易檢查的行政工作，最適合交給 AI 起草。
- 公文可先寫口語重點，再請 AI 轉成主旨、說明、辦法的格式，法規依據一定要自己核對。
- 會議紀錄採「錄音轉文字 → AI 整理 → 人工核對」三步驟。
- Excel 可用中文描述需求請 AI 寫公式，個資檔案不要上傳個人版 AI。
- 機密不入 AI、關鍵資訊人工核對、依公司規範使用，是行政 AI 的三條紅線。
想一想
你的單位目前有 AI 使用規範嗎？如果要寫一份，你覺得最重要的三條規則是什麼？
資料來源
- 104 人力銀行（2025/8）。2025 員工 C.E.O. 調查
- 行政院（2023/8）。行政院及所屬機關（構）使用生成式 AI 參考指引
- 國家科學及技術委員會（2025/12）。人工智慧基本法三讀通過
- 數位發展部（2026/2）。公部門人工智慧應用參考手冊
- 台灣就業通（2025/2）。企業人力資源提升計畫：數位、AI 課程補助 70%
- Microsoft（2026/10）。Microsoft 365 Copilot overview
- Google（2026/7）。NotebookLM 更名為 Gemini Notebook
本文插圖為 AI 生成的示意圖。工具方案與價格以各官方頁面公告為準。
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