行政效率 ／ 實作日期 2026 年 10 月
新人到職第一週，最常問的就是「這個系統要怎麼操作？」。寫操作手冊、說明書、教育訓練手冊，最花時間的不是內容，而是截圖、框紅框、標編號、寫說明，系統一改版又要全部重做。
這篇分享我們實際做過的方法：把系統操作過程錄影，交給 AI，整理成一份新人照著做就能完成的操作手冊。文章附上完整提示詞、作品範例、使用條件、注意事項和行政工作的應用情境，你可以一步一步照著做。
30 秒看重點
約 11 分鐘
3 支系統操作錄影，做成 61 頁 A4 操作手冊
50 個步驟
每步一張紅框截圖，編號和說明一一對應
每 2 秒一格
先抽影格看懂流程，再回影片抓清楚的畫面
1 FPS
Gemini API 看影片的預設取樣，快速點擊可能被漏掉
3 件事
你只要負責錄影、給補充說明、審稿
資料：TempEDU 2026 年 10 月實作；Google Gemini API 官方文件，詳見文末資料來源。
01操作手冊難寫，難在截圖和改版
行政人員寫系統操作手冊，通常是這樣：一邊操作一邊按截圖、貼進 Word、畫紅框、打編號、寫說明，最後調整版面。一個 20 步的流程，光截圖和標註就要好幾個小時；系統改版後，畫面和按鈕位置一變，整份 SOP 又得重來。
錄影本身很快，難的是把影片變成「可以翻、可以印、可以照做」的文件。這一段正好是 AI 擅長的事：看畫面、找出步驟、寫成說明，再用程式統一處理截圖。
| 工作 | 傳統做法 | 錄影交給 AI |
|---|---|---|
| 截圖 每一步都要停下來截 | 邊做邊截，常漏步驟 | 錄一次，事後從影片抓 |
| 紅框與編號 標出要點哪裡 | 一張一張手動畫 | 程式統一畫，樣式一致 |
| 說明文字 對應圖上的編號 | 容易圖文對不上 | AI 依編號寫，人工審稿 |
| 系統改版 畫面變了 | 整份重做 | 重錄變動的段落，只更新那幾步 |
※ 比較的是工作方式，不是精確工時；實際節省多少，依流程長短和審稿要求而定。
02社群怎麼做：三種常見做法各有限制
我們整理了國內外部落格、論壇和官方文件中，大家用 AI 或工具做 SOP 與操作說明書的方式。做法大致分成三種，加上本文的做法一起比較：
| 做法 | 怎麼運作 | 社群提到的限制 |
|---|---|---|
| 錄製型工具 Scribe、Tango 等瀏覽器擴充 | 邊操作邊自動截圖、產生步驟文字 | 主要錄瀏覽器裡的操作；多半還要手動修；有讀者反映中文匯出 PDF 亂碼；進階遮蔽等功能可能要付費 |
| 逐字稿交給 AI 錄影後匯出語音逐字稿 | 把逐字稿貼進提示詞，產生 SOP 文字 | 只有文字沒有截圖；作者估計每份仍要約 15 分鐘審稿 |
| 影片直接丟給 AI 用會看影片的聊天 AI | 上傳影片，請它列出操作步驟 | 預設每秒只看 1 格，快速點擊可能漏掉；只給文字，截圖要自己做 |
| 本文做法 影片＋能執行程式的 AI | AI 自己抽影格、找步驟、畫紅框、遮個資、排成 PDF | 需要能上傳檔案並執行程式的 AI 環境；成品仍要人工審稿 |
資料：電腦玩物（2021）、mmno.cc（2025）、Samantha McLean、IBM Community（2024）、Google Gemini API 文件（2026 年 10 月更新），詳見文末資料來源。
看懂這個數據
Google 的 Gemini API 文件寫明，影片預設以每秒 1 格（1 FPS）取樣，快速動作可能會失去細節。系統操作常常是「點一下就換頁」，所以本文的做法不讓 AI 只靠看影片，而是先每 2 秒抽一張縮圖看懂流程，再回到影片的精確時間點抓原始解析度畫面。錄影時每次點擊前停 1 到 2 秒，效果最好。
要記得
工具做得快，不代表整體就快。IBM 社群有使用者分享：用錄製工具很快就截完圖，但要搬進公司既有的流程文件系統時，又花了不少時間重整。開始前先想好手冊最後要放在哪裡、用什麼格式。
03開始前：使用條件與錄影準備
AI 工具
要能上傳影片，並在背景執行程式（抽影格、畫紅框、輸出 PDF），例如開啟程式執行與檔案建立功能的 Claude。只能聊天的 AI 也能幫你寫步驟文字，但截圖和紅框要自己做。免費方案可能有上傳大小或次數限制。
錄影檔
一支影片只錄一段流程，5 分鐘內最好；解析度 1080p 左右、瀏覽器縮放 100%。可以邊做邊口述，AI 會更懂每一步的用意。
示範資料
盡量用測試帳號或假資料示範。只能用真實資料時，先確認公司的 AI 使用規範允許上傳，並在提示詞寫明要遮蔽哪些欄位。
審稿時間
AI 產出的是初稿。預留時間逐頁核對步驟、編號和用詞，最好再請一位沒用過系統的同事照著做一次。
錄影前的檢查清單
- 關掉通知、聊天視窗和不相關的分頁，避免錄到私人訊息。
- 滑鼠移動放慢，每次點擊前停 1 到 2 秒；下拉選單展開後停一下再選。
- 跳出確認視窗時，停留到看得清楚文字再按。
- 輸入密碼、驗證碼的畫面可以照錄（會顯示成圓點），但不要把密碼寫在便利貼上入鏡。
- 檔名直接寫內容，例如「01 登入與查詢.mp4」「02 新增請購單.mp4」。
04逐步操作：六個步驟做出操作手冊
錄影
照上面的清單，把每段流程各錄一支影片。
寫補充資訊
用下方範本，寫下系統名稱、讀者、專有名詞和要遮蔽的資料。
上傳影片並貼上提示詞
影片和補充資訊一起送出。
確認章節與步驟清單
AI 會先給縮圖總表和步驟清單，在這裡改順序、補漏掉的步驟最省事。
審稿與修改
逐頁看 PDF，用追問提示詞指定要改哪一步、哪張圖。
試用與定稿
請新人照著做一次，卡住的地方就是要補充的地方；定稿後在封底寫版本與日期。
主提示詞（複製後改〔〕裡的內容）
【讀者】到職第一週、沒用過這個系統的新人。
【成品】A4 橫式 PDF，每個步驟一頁：左邊截圖、右邊編號說明。
請照下面的順序做：
1. 先每 2 秒抽一張畫面，排成有時間標記的縮圖總表，看懂整段流程後，列出「章節＋步驟清單」給我確認，確認後再繼續。
2. 每個步驟回到影片，抓最清楚的那一格原始解析度畫面，不要用縮圖。
3. 用紅框框出要操作的位置；編號圓標放在紅框外，和紅框保持一點距離，用短線連回紅框。標號不可以遮住文字，標號之間也不可以重疊。
4. 截圖中的身分證字號、電話、帳號、客戶名稱等個資，一律用馬賽克遮蔽。
5. 每個步驟寫：標題（動詞開頭）、編號說明（和圖上的編號一一對應）、注意事項（常見錯誤、按了不能復原的按鈕）。
6. 加上封面、目錄、常見問題、作業檢核表。
7. 影片中看不清楚或沒有示範到的地方標「待確認」，不要自己猜。
8. 交件前逐頁檢查：編號有沒有對上、標號有沒有壓到字、個資有沒有遮乾淨，再把 PDF 給我。
【補充資訊】
〔貼上補充資訊〕
補充資訊範本
這份手冊給誰看：〔例：總務課新進人員〕
每支影片在做什麼：〔例：影片 1＝登入；影片 2＝新增請購單並送出簽核〕
專有名詞：〔例：PR＝請購單；簽核中＝主管尚未核准〕
要遮蔽的資料：〔例：申請人電話、員工編號〕
特別要提醒新人的事：〔例：送出後不能修改，不確定先按暫存〕
追問提示詞
| 想做的事 | 可以這樣說 |
|---|---|
| 修改某一步 | 第 2.3 步的說明改成三點以內；這張圖的紅框要包住整個下拉選單。 |
| 系統改版 | 附件是改版後的新錄影，只更新有變動的步驟，其他保留，並在封底加上改版紀錄。 |
| 做成測驗 | 依這份手冊出 10 題選擇題，附答案與解說，給新人做完訓練後自我檢核。 |
| 做成交接表 | 把這份手冊濃縮成一頁的交接檢核表，列出每個作業的期限、負責人和要存檔的位置。 |
05作品範例：手冊的一頁長這樣
為了不露出任何真實資料，我們另外做了一個虛構的「範例公司 請購系統」，錄成 44 秒的示範影片，照上面的提示詞跑一次。下面是其中一頁，用網頁重現版面：
範例公司 請購系統｜新人操作手冊 第 2 章 請購單申請
步驟 2.3填寫請購單並送出簽核
操作說明
- 「品名」輸入要購買的物品，寫清楚規格或顏色。
- 輸入「數量」，再從下拉選單選「單位」。
- 「預估金額」填含稅總價，只填數字。
- 「用途說明」寫用在哪裡、為什麼需要。
- 確認無誤後按「送出簽核」。
注意 送出後無法修改。還沒確定時先按「暫存」。
這一頁有三個重點：圖上的編號和旁邊的說明一一對應；標號放在紅框外面，用短線連回去，不會擋住欄位內容；會「送出就不能改」的按鈕一定加注意事項。
實際案例：補助計畫系統的新人操作手冊
這個方法最早是為一個企業客戶製作的：新人要學會在補助系統上登錄課程、套印簽到表、回報上課結果，過去都靠資深同事口頭帶。我們拿到 3 支操作錄影，做成下面這份手冊（內容涉及客戶資料，這裡只公開規格）：
| 項目 | 內容 |
|---|---|
| 輸入 | 3 支螢幕錄影，合計約 11 分 17 秒（最長一支約 6 分鐘） |
| 輸出 | A4 橫式 PDF 共 61 頁 |
| 結構 | 5 章、50 個步驟，每步一張紅框標註截圖 |
| 附錄 | 資料夾結構與檔案命名、狀態說明、常見問題、作業檢核表 |
| 個資處理 | 學員身分證、電話欄位以馬賽克遮蔽 |
資料：TempEDU 2026 年 10 月實作，單次案例，不同系統與影片長度結果會不同。
06注意事項：交出去之前一定要檢查的事
AI 會合理地猜
影片沒示範到的按鈕、規定，AI 可能自己補上看似合理的說明。提示詞要求標「待確認」，審稿時逐一確認。
個資遮蔽要再看一遍
程式只會遮你指定的欄位。下拉選單、彈出視窗、網址列裡的姓名或編號容易漏掉，發布前逐頁放大檢查。
規定以官方公告為準
手冊寫到的期限、天數、金額等規定，要附上來源與日期，並提醒新人以最新公告為準。
先看公司的 AI 規範
內部系統畫面上傳到雲端 AI 前，先確認公司是否允許；有疑慮就改用測試環境或假資料錄影。
為什麼標號要離紅框一點距離
標號直接壓在紅框上，常會蓋住欄位名稱或按鈕文字，新人反而看不出要點哪裡。提示詞寫明「放在紅框外、保持距離、用短線連回」，AI 用程式排版時就會自動避開文字和其他標號。
07應用情境：行政工作哪裡用得到
| 情境 | 錄什麼 | 做成什麼 |
|---|---|---|
| 新人到職訓練 人資、總務、會計 | 請購、報帳、請假、差勤等日常系統 | 新人教育訓練手冊、到職第一週 SOP |
| 職務交接 離職、調職、代理人 | 只有自己會做的月結、年度作業 | 交接手冊、作業檢核表 |
| 政府平台申報 補助、勞健保、採購 | 一年只做幾次、最容易忘的申報流程 | 申報操作說明書（附官方規定出處） |
| 學校與機構 教務、學務、公文 | 校務系統、公文系統的登錄與查詢 | 行政人員操作手冊、代課教師說明 |
| 對客戶的說明 客服、業務 | 客戶常問的後台設定或下單流程 | 產品使用說明書、客服 FAQ |
你做過一次的事，錄下來，就能變成下一個人的操作手冊。
——TempEDU 實作心得
但，不是每份手冊都適合這樣做
流程還在變
做法每週都在調整時，先用簡單的條列記錄，等流程穩定再做完整手冊。
需要判斷的工作
影片只看得到按了什麼，看不到為什麼這樣選。判斷原則要另外寫，或請資深同事口述補充。
法規解釋
涉及法規的內容，AI 只能整理畫面上看到的字，解釋與適用仍要由承辦人確認。
今天就可以試的三件事
挑一個流程
選新人最常問、步驟在 10 到 20 步之間的流程。
慢慢錄一次
用假資料示範，每次點擊前停 1 到 2 秒。
貼上提示詞
先確認步驟清單，再請 AI 做成 PDF，最後請新人試用。
延伸學習
想把提示詞寫得更精準、讓 AI 交出能直接用的文件，可以從這兩門免費課開始：
也可以搭配閱讀：行政人員如何使用 AI？從公文、會議紀錄到 Excel 一次學會、AI 幻覺是什麼？ChatGPT 回答查證的 5 個步驟
本文重點
- 操作手冊最花時間的是截圖、紅框、編號和改版，這些都可以交給 AI 加程式處理。
- 會看影片的 AI（例如 Gemini API）預設每秒只取 1 格，所以要先抽影格看懂流程，再回影片抓清楚的畫面；錄影時放慢點擊。
- 提示詞要寫清楚讀者、成品格式、標號規則、個資遮蔽和「不確定就標待確認」。
- 先確認步驟清單再做 PDF，改起來最省事。
- 成品一定要人工審稿，並請新人實際照做一次。
想一想
你的工作裡，有哪一個流程「只有你會做」？如果明天請假，同事打開你錄的影片和這份手冊，能不能順利完成？
資料來源
- Google AI for Developers（2026 年 10 月 13 日更新）。Video understanding｜Gemini API
- S Anand。How does Gemini process videos?
- Google AI Developers Forum（2025 年 6 月）。Optimal Video Pre-processing Parameters (FPS, Resolution) for File API
- 電腦玩物（2021 年 9 月 17 日）。Tango 革命性自動截圖、步驟圖解工具
- mmno.cc（2025 年 4 月 24 日）。Scribe 一鍵自動生成專業 SOP
- Samantha McLean。Creating SOPs with AI
- IBM Community（2024 年 1 月 4 日）。Using AI tools for screen capture (e.g. Tango, Scribe)
- TempEDU（2026 年 10 月）。補助計畫系統新人操作手冊與範例公司請購系統示範，實作紀錄。
本文插圖為 AI 生成的示意圖；作品範例使用虛構的公司與資料。
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