ChatGPT 工作應用 ／ 資料更新至 2026 年 10 月
很多人註冊了 ChatGPT，卻只拿來問問題或聊天。其實它最能幫上班族的地方，是那些每天重複、花時間、但不需要太多創意的工作：回信、整理會議紀錄、做摘要、寫公式。這篇 ChatGPT 教學整理 10 個上班族每天都用得到的實例，每個都附上可以直接複製修改的提示詞範本。
AI 應用先選任務：從一份可檢查的成果開始
職場 AI 應用可以先從回信草稿、會議摘要、資料整理與簡報大綱開始。下面 10 個範例以 ChatGPT 示範；換用其他對話工具時，也要依實際功能調整，並保留原始資料供人工核對。
- 文書與會議：先練習本文的回信、摘要、待辦清單；行政工作可接著看行政人員 AI 應用指南。
- 視覺表達：需要投影片時，看AI 簡報製作與檢查流程；需要短片時，看AI 影片腳本與分鏡流程。
- 團隊使用：一個人用得順之後，再用中小企業 AI 落地步驟規劃共用範本、權限與覆核。
跟著做：會議紀錄的輸入、輸出與檢查
虛構練習資料：「10 月 6 日週會：小林週五前整理活動大綱；宣傳圖尚未指派；預算需主管確認。」請勿換成未經授權的錄音或客戶資料。
提示詞：「只依據以下筆記，輸出事項、負責人、期限、待確認事項。沒有寫出的姓名、日期與金額一律標示待確認；不要新增承諾。筆記：＿＿」
應有輸出：活動大綱／小林／週五前；宣傳圖／待確認／待確認；預算／待確認／待確認。原文只有『週五』，未確認年份前不自行補日期。
人工驗收：逐項回查原筆記，確認沒有漏掉預算待核准、沒有替宣傳圖安排負責人。寄出前再核對收件人與資訊分享範圍。更多查核方法見AI 幻覺與回答查證指南。
30 秒看重點
64%
台灣受訪員工在工作中使用 AI 的比例，高於全球的 54%
47% vs 75%
每天用 AI 的員工中，認為學習資源足夠的比例：台灣與全球
86%
把 AI 產出當成起點、由自己做最後判斷的知識工作者比例
10 個
本文整理的上班族 ChatGPT 實例，從回信到 Excel
5 要素
角色、任務、背景、格式、限制，好提示詞的基本結構
資料：資誠 PwC《2025 希望與恐懼調查》、Microsoft《2026 Work Trend Index》，詳見文末資料來源。
01交代清楚任務：提示詞的五個要素
清楚交代任務，有助於 ChatGPT 理解你需要的成果。想像你在交辦工作給一位聰明但剛到職的新同事：你會告訴他要做什麼、為什麼做、給誰看、要交什麼格式。對 AI 也是一樣。
角色
請它扮演誰，例如「資深人資」「行銷企劃」。
任務
具體要做什麼，例如「改寫」「摘要」「列出五個點子」。
背景
提供相關資料與情境，資料越完整越準。
格式與限制
要表格還是條列、字數多少、語氣如何、不能出現什麼。
02上班族每天都用得到的 10 個 ChatGPT 實例
下面的範本中，＿＿ 是需要你替換的地方。貼上資料前，請先把客戶姓名、電話、金額等敏感資訊遮蔽或改成代號。
實例 1回覆 Email：語氣得體又不失立場
客戶來信抱怨交期延誤，你需要道歉、說明原因，又要提出補救方案。
提示詞範本
你是一位專業的客服主管。請幫我回覆以下客戶來信。
重點：1. 為延誤致歉 2. 說明原因是＿＿ 3. 提供＿＿作為補償。
語氣誠懇但不卑微，200 字以內，繁體中文。
來信內容：＿＿
實例 2整理會議紀錄：把逐字稿變成待辦清單
開完會手上只有零散筆記或錄音逐字稿，要在下班前寄出會議紀錄。
提示詞範本
以下是會議逐字稿。請整理成會議紀錄，包含：
1. 會議結論（條列） 2. 待辦事項表格（事項、負責人、期限） 3. 待確認的問題。
逐字稿中沒有提到的負責人或期限，請標示「待確認」，不要自行推測。
逐字稿：＿＿
小技巧：加上「不要自行推測」能有效降低 AI 自己編內容的機率。
實例 3長文件摘要：10 分鐘讀完 30 頁報告
主管丟來一份產業報告，問你「重點是什麼」。
提示詞範本
請閱讀附件報告，用三個層次摘要：
1. 一句話結論 2. 五個關鍵發現（每點附頁碼） 3. 對＿＿產業的影響。
若報告中有數據，請保留原始數字與出處頁碼。
小技巧：要求附頁碼，方便你回原文核對，這是查證 AI 摘要最快的方法。
實例 4寫企劃大綱：從一句話到完整架構
老闆說「下個月辦一場客戶活動」，你需要先交一份企劃架構。
提示詞範本
你是一位活動企劃。請為＿＿（公司產業）規劃一場客戶答謝活動企劃大綱。
條件：預算約＿＿元、參加人數約＿＿人、目標是＿＿。
請列出：活動目標、流程、預算分配、風險與備案。用表格呈現預算。
實例 5Excel 公式與資料整理：不用再上網查函數
你有一份銷售報表，要算出各業務每月業績並標出未達標的人。
提示詞範本
我的 Excel 欄位如下：A 欄日期、B 欄業務姓名、C 欄金額。
請寫出公式，計算每位業務每月的業績合計，並說明公式要放在哪裡。
另外請告訴我，如何用設定格式化條件把低於＿＿的數字標成紅色。
小技巧：直接上傳檔案（付費版額度較多）讓 ChatGPT 分析，也可以，但記得先移除個資欄位。
實例 6簡報大綱：先定故事線再做投影片
下週要在部門會議報告專案進度，只有一堆零散資料。
提示詞範本
請根據以下資料，幫我規劃一份 10 張投影片的簡報大綱。
聽眾是＿＿，報告時間 15 分鐘，目的是＿＿。
每張投影片請給：標題（一句結論）、三個重點、建議的圖表類型。
資料：＿＿
小技巧：更完整的流程可以參考〈AI 做簡報完整教學〉。
實例 7行銷與社群文案：一次產出多個版本
要為新產品寫臉書貼文，想多看幾個方向再挑。
提示詞範本
你是一位社群小編。請為＿＿（產品）寫三則臉書貼文，分別是：
1. 痛點型 2. 故事型 3. 優惠型。
目標客群是＿＿，每則 120 字以內，結尾附行動呼籲。避免誇大不實的用語。
實例 8翻譯與在地化：不只翻譯，還要像在地人寫的
要回覆一封英文信，或把中文產品介紹翻成英文。
提示詞範本
請把以下中文翻譯成商務英文，對象是美國的合作夥伴。
語氣專業友善，避免直譯，必要時調整句子順序讓它讀起來自然。
翻譯完後，請用中文列出你調整較多的三個地方與原因。
原文：＿＿
實例 9分析與決策：讓 AI 當你的反方
你正在考慮兩個供應商，想確認自己沒漏掉什麼風險。
提示詞範本
我正在比較 A、B 兩家供應商，條件如下：＿＿。
請用表格比較優缺點，然後扮演反對者，指出我最可能忽略的三個風險。
最後列出我還需要向廠商確認的問題。
小技巧：AI 的分析可以拓展思考，但決策依據要回到真實的報價與合約。
實例 10工作規劃：把大專案拆成每週任務
接下一個三個月的專案，不知道從哪裡開始排。
提示詞範本
我要在＿＿個月內完成＿＿專案，團隊有＿＿人。
請把專案拆成每週的任務清單，標出里程碑與可能卡關的地方。
用表格呈現：週次、任務、負責角色、完成標準。
03讓 ChatGPT 越用越順手的三個功能
| 功能 | 適合用在 | 怎麼用 |
|---|---|---|
| 專案（Projects） | 每週都會做的固定工作，例如週報、客服回覆 | 把參考文件與指示放進同一個專案，之後的對話都會沿用，不必每次重新交代；免費版也能使用 |
| ChatGPT for Word | 在 Word 裡直接修改文件 | 2026 年 9 月起開放所有方案，可以在 Word 中請 ChatGPT 改寫、潤飾文件 |
| ChatGPT Work | 需要好幾個步驟的任務 | 取代過去的代理（Agent）功能，可以產出文件、試算表、簡報；Plus 以上方案有使用額度 |
資料：OpenAI 官方說明（2026/9–10）。功能名稱與額度可能調整，以官方公告為準。
04ChatGPT 用在工作上的三條安全守則
不貼機密與個資
客戶資料、員工資料、未公開財務數字，先遮蔽或改用代號。個人版預設會用對話改進模型，可在設定的資料控制中關閉。
數字與事實要查證
AI 可能算錯、記錯或編造來源。報表數字請用 Excel 重算，引用資料請點開原文確認。
最後由人把關
對外發出的信件、報告、合約內容，一定要自己讀過一遍再送出。
但，ChatGPT 不是萬用答案
ChatGPT 擅長「把東西做出初稿」，不擅長「替你負責」。它不知道公司內部的潛規則、不了解客戶的脾氣，也可能把過時資訊講得很有自信。Microsoft 2026 年的調查也發現，知識工作者認為最重要的人類技能，第一名是「為 AI 產出把關品質」。把 AI 的產出當成初稿，自己負責定稿，是最健康的工作方式。
行動建議
挑三個實例
從上面 10 個實例中，挑三個你本週就會遇到的。
存成範本
把改好的提示詞存在筆記或 ChatGPT 專案裡。
記錄省下的時間
一週後回頭看，哪些工作真的變快了。
常見問題
Q：ChatGPT 免費版夠上班族用嗎？
日常的回信、摘要、改寫，免費版就夠用。如果常需要上傳大量檔案分析、使用深度研究或 ChatGPT Work，再考慮升級 Plus。
Q：ChatGPT 的回答可以直接用嗎？
建議當成初稿。對外文件請自己讀過、核對數字與事實，再依公司語氣微調。
Q：如何讓 ChatGPT 記住我的工作習慣？
可以使用專案功能放入固定的參考資料與指示，或在設定中使用記憶功能。處理機密工作時，記得留意記憶裡存了什麼。
Q：提示詞一定要寫很長嗎？
不用。重點是交代清楚角色、任務、背景與格式。短而精準的提示詞，常常比長篇大論更有效。
相關文章
本文重點
- 好的提示詞包含角色、任務、背景、格式與限制，像交辦工作給新同事。
- 回信、會議紀錄、摘要、企劃、Excel、簡報、文案、翻譯、分析、規劃，是上班族最常用的 10 種情境。
- 固定工作可以用專案功能，省去每次重新交代的時間。
- 不貼機密個資、查證數字、最後由人把關，是工作上使用 ChatGPT 的三條守則。
想一想
這 10 個實例中，哪一個最能幫你省時間？把它改成你自己的版本，明天上班試試看。
資料來源
- 資誠 PwC（2025/11）。2025 希望與恐懼調查台灣結果（工商時報報導）
- Microsoft WorkLab（2026/5）。2026 Work Trend Index
- OpenAI（2026/9）。Projects in ChatGPT
- OpenAI（2026/9）。ChatGPT Work and Codex
- OpenAI（2026/9）。Data Controls in ChatGPT
- OpenAI（2026/10）。What is ChatGPT Plus
本文插圖為 AI 生成的示意圖。工具方案與價格以各官方頁面公告為準。
Edit with Tr.Bug
Follow me on：LinkedIn ｜ 探教育TempEDU ｜ Coding Cake
7 Comments.