行政人員用 AI 自動完成 Excel 報表的完整教學

AI 實戰教學 Tr. Bug
行政人員用 AI 自動完成 Excel 報表的完整教學（文章封面）

職場 AI 實作 ／ 資料更新至 2026 年 10 月

每個月初，行政同仁最怕的不是工作多，而是同一件事要重做一次：從系統匯出明細、刪掉多餘的欄位、整理日期格式、做樞紐分析、畫圖、寫一段摘要給主管。熟練的人也要花上半天。

這篇延伸〈行政人員如何使用 AI〉，專注在 Excel 報表這一件事。不用寫程式，照著四個步驟做：整理資料、清理計算、產出圖表與摘要、讓下個月自動完成。每個步驟都附上可以直接複製的提示詞。

30 秒看重點

4 種工具

Excel Copilot、ChatGPT、Claude、Google 試算表的 Gemini 都能處理報表

一列一筆

AI 讀得懂的表格格式，是報表自動化成功的前提

先看計畫

Excel Copilot 可先列出步驟，你核准後才動手改檔案

9 月 14 日

Excel 的 COPILOT() 函數已在 2026 年停用，舊教學不要再照做

抽查 3 處

交出報表前，至少核對總數、一筆明細和一個公式

資料：Microsoft、OpenAI、Anthropic、Google 官方說明文件（2026 年 10 月查詢），詳見文末資料來源。

01先選工具：你手上有哪一個就用哪一個

四種工具都能完成這篇的流程，差別在「AI 在哪裡工作」：在 Excel 檔案裡直接改，或是你上傳檔案、它交回一份新檔案。

工具（方案）怎麼用要注意
Excel 的 Copilot
Microsoft 365 個人版、家用版、進階版或企業 Copilot		在 Excel 右側窗格對話，可選「先列計畫」或「直接編輯」，直接改你的活頁簿個人版、家用版用 AI 點數，家用版只有訂閱擁有者能用
ChatGPT
免費版可試，Plus 以上較夠用		上傳 xlsx 或 csv 分析、畫圖；也有 ChatGPT for Excel 外掛試算表檔約 50MB 以內；免費版每天上傳次數有限
Claude
免費版可產出 xlsx		上傳檔案後請它產出新的 xlsx；Pro 以上可用 Claude for Excel 外掛單檔上限 30MB；外掛不支援巨集
Google 試算表的 Gemini
Workspace 商務標準版以上或 Google AI Pro		側邊欄一句話建表、做樞紐與圖表官方語言清單未明列繁體中文

資料：各家官方說明文件，2026 年 10 月。

要記得

如果你看過教學叫你在儲存格輸入 =COPILOT() 函數，它已在 2026 年 9 月 14 日停用，舊的結果重新計算後會變成錯誤值。現在請改用 Copilot 窗格。另外 Agent 模式已改名為「Copilot 編輯」，按鈕位置和舊截圖可能不同。

02步驟一：把資料整理成 AI 讀得懂的樣子

AI 報表做不好，八成是原始資料的問題。人看得懂的「漂亮表格」，AI 常常讀錯。動手前先檢查這五點：

1

第一列是欄位名稱

例如日期、部門、項目、金額，不要放報表大標題。

2

一列只放一筆資料

不要有小計列、空白列或備註列夾在中間。

3

不合併儲存格

合併的儲存格會讓 AI 和樞紐分析都抓錯範圍。

4

同一欄格式一致

日期都是日期、金額都是數字，不要混著「1,200 元」這種文字。

5

轉成 Excel 表格

選取資料按 Ctrl＋T，之後新增資料範圍會自動擴大。

不確定資料有沒有問題？直接請 AI 幫你檢查：

提示詞範例：檢查資料

這是公司 9 月的費用請款明細。請先不要修改，幫我檢查：有沒有空白列、合併儲存格、日期或金額格式不一致、重複的資料、看起來像小計的列。用表格列出問題所在的列號和建議的修正方式。

Excel Copilot 也有內建的資料清理功能，會掃描大小寫、空白、數字與文字格式不一致的地方，讓你逐項決定要不要套用。

03步驟二：讓 AI 做清理與計算

以「每月費用請款明細」做成「部門別月報」為例。關鍵是一次只交辦一件事，做完確認再下一步，比一次丟一大段指令更不容易出錯。

提示詞範例：清理

請把 C 欄日期統一成 yyyy/mm/dd，E 欄金額去掉「元」和逗號轉成數字，刪除完全重複的列。把修改過的地方用黃色底標示，並在新工作表列出你改了哪些東西。

提示詞範例：彙總

請新增一個工作表「部門月報」，用樞紐分析表列出各部門 9 月的費用合計、筆數與平均金額，依合計由高到低排序，最下面加總計列。

提示詞範例：比較

請在部門月報旁邊加一欄「與 8 月相比」，計算每個部門的增減金額與增減百分比，增加超過 20% 的用紅字標示。請用公式計算，不要直接填數字。

為什麼要用公式

請 AI「用公式計算」，下個月換資料時結果會自動更新，你也能點開儲存格檢查它怎麼算。如果 AI 直接填數字，你無法驗證，下個月也得重做。

04步驟三：產出圖表與給主管的摘要

數字算好之後，報表還差兩樣東西：一張一眼看懂的圖，和一段主管會讀的文字。

提示詞範例：圖表

請用部門月報做一張橫條圖，顯示各部門 9 月費用合計，由高到低排列；另做一張折線圖顯示近三個月總費用的變化。圖表標題用中文，不要使用 3D 效果。

提示詞範例：摘要

請根據部門月報寫一段 150 字以內的摘要給部門主管，包含：本月總費用、比上月增減、費用最高的兩個部門、異常增加的項目。只能使用表格裡的數字，不要推測原因；需要確認的地方請標註「待確認」。

「只能使用表格裡的數字」「不要推測原因」這兩句很重要，能大幅減少 AI 自己編理由的情況。

05步驟四：讓下個月自動完成

做完一次之後，真正省時間的是讓下個月不用從頭來。依你的熟悉程度，有三種做法：

做法怎麼做適合誰
存好提示詞
最簡單		把上面幾段提示詞存成一份文件，下個月換檔案照貼，或存成 ChatGPT 專案、Copilot 自訂技能每個人都能馬上用
Power Query 重新整理
中階		請 AI 協助建立從匯出檔匯入、清理的查詢；下個月把新檔案放進同一資料夾，按「全部重新整理」每月資料格式固定的人
巨集或 Office Scripts
進階		請 AI 寫好 VBA 或 Office Scripts 程式碼，自己貼進編輯器執行；可再接 Power Automate 排程願意多學一點的人

資料：Microsoft Excel 與 Office Scripts 官方文件，2026 年 10 月。

提示詞範例：請 AI 寫自動化

我每個月會從系統匯出一份格式相同的費用明細 csv。請幫我寫一段 Excel VBA 巨集：匯入指定的 csv、清理日期與金額格式、刪除重複列、重新整理部門月報的樞紐分析表。請每一行加中文註解，並告訴我要貼在哪裡、怎麼執行。

要記得

Excel Copilot、ChatGPT 與 Claude 的 Excel 外掛都不能幫你直接執行 VBA 巨集。做法是請 AI 寫程式碼，由你貼進 VBA 編輯器（Alt＋F11）執行。第一次執行前先另存備份檔。

06驗收：交出報表前的五項檢查

AI 會算錯，而且算錯時看起來跟算對一樣自信。每份報表交出去前，花五分鐘做這五件事：

對總數

原始明細的金額加總，要等於月報的總計。

抽一筆明細

隨機挑一筆，回原始資料確認部門與金額有被算進去。

點開公式

至少點開一個公式，確認範圍有涵蓋全部資料列。

看異常值

特別大或是負數的數字，確認不是格式轉換造成的錯誤。

讀摘要

摘要裡每個數字都要在表格裡找得到，找不到就刪掉。

AI 幫你省下的是「做」的時間，不是「檢查」的責任。

但，這些情況要先停下來

有個資或機密的檔案

員工薪資、身分證字號、客戶名單，不要上傳到個人帳號的 AI。公司若有企業版方案，企業方案預設不用資料訓練模型。

中文支援不一

Excel Copilot 官方列有繁體中文，但說明英文效果最好；Google 試算表的 Gemini 官方未明列繁體中文。

大檔案與複雜公式

幾十萬列的資料或跨多檔的連動，AI 容易漏算，改用 Power Query 或請專人協助比較穩。

功能更新很快

2026 年 Excel Copilot 的入口與名稱已改過幾次，看到和教學不同的畫面很正常。

本文重點

  1. Excel Copilot、ChatGPT、Claude、Google 試算表的 Gemini 都能做報表，先用手上已有的工具。
  2. 第一列欄位名稱、一列一筆、不合併儲存格，是 AI 讀對資料的前提。
  3. 一次只交辦一件事，並要求 AI 用公式計算，結果才可檢查、可重複使用。
  4. 摘要提示詞加上「只能使用表格裡的數字」，能大幅減少 AI 編造。
  5. 存好提示詞、Power Query、巨集三種做法，讓下個月的報表幾分鐘完成。

想一想

你每個月固定要做的報表裡，哪一個步驟最花時間？試著把它寫成一段提示詞，下個月就用它開始。

資料來源

  1. Microsoft Support（2026-09-25）。Get started with Copilot in Excel
  2. Microsoft Support（2026-08-25）。Frequently asked questions about Copilot in Excel
  3. Microsoft Support（2026-09-14）。COPILOT function（停用說明）
  4. Microsoft Support（2026 年 10 月查詢）。Clean up your data with Copilot in Excel
  5. Microsoft Learn（2026-02-27）。Office Scripts in Excel
  6. OpenAI Help Center（2026 年 10 月查詢）。Data analysis with ChatGPT
  7. OpenAI Help Center（2026 年 10 月查詢）。File uploads FAQ
  8. OpenAI（2026 年 10 月查詢）。ChatGPT for Excel
  9. Anthropic Help Center（2026 年 10 月查詢）。用 Claude 建立與編輯檔案
  10. Anthropic（2026 年 10 月查詢）。Claude for Excel
  11. Google Docs 說明（2026 年 10 月查詢）。Google 試算表的 AI 函數
  12. Microsoft Learn（2026-08-18）。Enterprise data protection in Microsoft 365 Copilot

本文封面插圖為 AI 生成的示意圖。價格與功能以各官方頁面當下公告為準。

Edit with Tr.Bug

Follow me on：LinkedIn　｜　探教育TempEDU

發佈留言