行政效率 ／ 實作日期 2026 年 10 月新人到職第一週，最常問的就是「這個系統要怎麼操作？」。寫操作手冊、說明書、教育訓練手冊，最花時間的不是內容，而是截圖、框紅框、標編號、寫說明，系統一改版又要全部重做。這篇分享我們實際做過的方法：把系統操作過程錄影，交給 AI，整理成一份新人照著做就能完成的操作手冊。文章附上完整提示詞、作品範例、使用條件、注意事項和行政工作的應用情境，你可以一步一步照著做。30 秒看重點約 11 分鐘3 支系統操作錄影，做成 61 頁 A4 操作手冊50 個步驟每步一張紅框截圖，編號和說明一一對應每 2 秒一格先抽影格看懂流程，再回影片抓清楚的畫面1 FPSGemini API 看影片的預設取樣，快速點擊可能被漏掉3 件事你只要負責錄影、給補充說明、審稿資料：TempEDU 2026 年 10 月實作；Google Gemini API 官方文件，詳見文末資料來源。01操作手冊難寫，難在截圖和改版行政人員寫系統操作手冊，通常是這樣：一邊操作一邊按截圖、貼進 Word、畫紅框、打編號、寫說明，最後調整版面。一個 20 步的流程，光截圖和標註就要好幾個小時；系統改版後，畫面和按鈕位置一變，整份 SOP 又得重來。錄影本身很快，難的是把影片變成「可以翻、可以印、可以照做」的文件。這一段正好是 AI 擅長的事：看畫面、找出步驟、寫成說明，再用程式統一處理截圖。工作傳統做法錄影交給 AI截圖每一步都要停下來截邊做邊截，常漏步驟錄一次，事後從影片抓紅框與編號標出要點哪裡一張一張手動畫程式統一畫，樣式一致說明文字對應圖上的編號容易圖文對不上AI 依編號寫，人工審稿系統改版畫面變了整份重做重錄變動的段落，只更新那幾步※ 比較的是工作方式，不是精確工時；實際節省多少，依流程長短和審稿要求而定。圖 1 錄影 → 抽影格 → 紅框標註 → 操作手冊02社群怎麼做：三種常見做法各有限制我們整理了國內外部落格、論壇和官方文件中，大家用 AI 或工具做 SOP 與操作說明書的方式。做法大致分成三種，加上本文的做法一起比較：做法怎麼運作社群提到的限制錄製型工具Scribe、Tango 等瀏覽器擴充邊操作邊自動截圖、產生步驟文字主要錄瀏覽器裡的操作；多半還要手動修；有讀者反映中文匯出 PDF 亂碼；進階遮蔽等功能可能要付費逐字稿交給 AI錄影後匯出語音逐字稿把逐字稿貼進提示詞，產生 SOP 文字只有文字沒有截圖；作者估計每份仍要約 15 分鐘審稿影片直接丟給 AI用會看影片的聊天 AI上傳影片，請它列出操作步驟預設每秒只看 1 格，快速點擊可能漏掉；只給文字，截圖要自己做本文做法影片＋能執行程式的 AIAI 自己抽影格、找步驟、畫紅框、遮個資、排成 PDF需要能上傳檔案並執行程式的 AI 環境；成品仍要人工審稿資料：電腦玩物（2021）、mmno.cc（2025）、Samantha McLean、IBM Community（2024）、Google Gemini API 文件（2026 年 10 月更新），詳見文末資料來源。看懂這個數據Google 的 Gemini API 文件寫明，影片預設以每秒 1 格（1 FPS）取樣，快速動作可能會失去細節。系統操作常常是「點一下就換頁」，所以本文的做法不讓 AI 只靠看影片，而是先每 2 秒抽一張縮圖看懂流程，再回到影片的精確時間點抓原始解析度畫面。錄影時每次點擊前停 1 到 2 秒，效果最好。要記得工具做得快，不代表整體就快。IBM 社群有使用者分享：用錄製工具很快就截完圖，但要搬進公司既有的流程文件系統時，又花了不少時間重整。開始前先想好手冊最後要放在哪裡、用什麼格式。03開始前：使用條件與錄影準備AI 工具要能上傳影片，並在背景執行程式（抽影格、畫紅框、輸出 PDF），例如開啟程式執行與檔案建立功能的 Claude。只能聊天的 AI 也能幫你寫步驟文字，但截圖和紅框要自己做。免費方案可能有上傳大小或次數限制。錄影檔一支影片只錄一段流程，5 分鐘內最好；解析度 1080p 左右、瀏覽器縮放 100%。可以邊做邊口述，AI 會更懂每一步的用意。示範資料盡量用測試帳號或假資料示範。只能用真實資料時，先確認公司的 AI 使用規範允許上傳，並在提示詞寫明要遮蔽哪些欄位。審稿時間AI 產出的是初稿。預留時間逐頁核對步驟、編號和用詞，最好再請一位沒用過系統的同事照著做一次。錄影前的檢查清單關掉通知、聊天視窗和不相關的分頁，避免錄到私人訊息。滑鼠移動放慢，每次點擊前停 1 到 2 秒；下拉選單展開後停一下再選。跳出確認視窗時，停留到看得清楚文字再按。輸入密碼、驗證碼的畫面可以照錄（會顯示成圓點），但不要把密碼寫在便利貼上入鏡。檔名直接寫內容，例如「01 登入與查詢.mp4」「02 新增請購單.mp4」。04逐步操作：六個步驟做出操作手冊1錄影照上面的清單，把每段流程各錄一支影片。2寫補充資訊用下方範本，寫下系統名稱、讀者、專有名詞和要遮蔽的資料。3上傳影片並貼上提示詞影片和補充資訊一起送出。4確認章節與步驟清單AI 會先給縮圖總表和步驟清單，在這裡改順序、補漏掉的步驟最省事。5審稿與修改逐頁看 PDF，用追問提示詞指定要改哪一步、哪張圖。6試用與定稿請新人照著做一次，卡住的地方就是要補充的地方；定稿後在封底寫版本與日期。主提示詞（複製後改〔〕裡的內容）你是企業教育訓練手冊的編輯。附件是我操作〔系統名稱〕的螢幕錄影，請做成新人看得懂、可以照著做的操作手冊。【讀者】到職第一週、沒用過這個系統的新人。【成品】A4 橫式 PDF，每個步驟一頁：左邊截圖、右邊編號說明。請照下面的順序做：1. 先每 2 秒抽一張畫面，排成有時間標記的縮圖總表，看懂整段流程後，列出「章節＋步驟清單」給我確認，確認後再繼續。2. 每個步驟回到影片，抓最清楚的那一格原始解析度畫面，不要用縮圖。3. 用紅框框出要操作的位置；編號圓標放在紅框外，和紅框保持一點距離，用短線連回紅框。標號不可以遮住文字，標號之間也不可以重疊。4. 截圖中的身分證字號、電話、帳號、客戶名稱等個資，一律用馬賽克遮蔽。5. 每個步驟寫：標題（動詞開頭）、編號說明（和圖上的編號一一對應）、注意事項（常見錯誤、按了不能復原的按鈕）。6. 加上封面、目錄、常見問題、作業檢核表。7. 影片中看不清楚或沒有示範到的地方標「待確認」，不要自己猜。8. 交件前逐頁檢查：編號有沒有對上、標號有沒有壓到字、個資有沒有遮乾淨，再把 PDF 給我。【補充資訊】〔貼上補充資訊〕補充資訊範本系統名稱與網址：〔例：範例公司 內部行政系統〕這份手冊給誰看：〔例：總務課新進人員〕每支影片在做什麼：〔例：影片 1＝登入；影片 2＝新增請購單並送出簽核〕專有名詞：〔例：PR＝請購單；簽核中＝主管尚未核准〕要遮蔽的資料：〔例：申請人電話、員工編號〕特別要提醒新人的事：〔例：送出後不能修改，不確定先按暫存〕追問提示詞想做的事可以這樣說修改某一步第 2.3 步的說明改成三點以內；這張圖的紅框要包住整個下拉選單。系統改版附件是改版後的新錄影，只更新有變動的步驟，其他保留，並在封底加上改版紀錄。做成測驗依這份手冊出 10 題選擇題，附答案與解說，給新人做完訓練後自我檢核。做成交接表把這份手冊濃縮成一頁的交接檢核表，列出每個作業的期限、負責人和要存檔的位置。05作品範例：手冊的一頁長這樣為了不露出任何真實資料，我們另外做了一個虛構的「範例公司 請購系統」，錄成 44 秒的示範影片，照上面的提示詞跑一次。下面是其中一頁，用網頁重現版面：範例公司 請購系統｜新人操作手冊 第 2 章 請購單申請步驟 2.3填寫請購單並送出簽核品名碳粉匣 黑色1數量2 單位：箱2預估金額5,8003用途說明三樓事務機碳粉不足，補充庫存4暫存送出簽核5操作說明「品名」輸入要購買的物品，寫清楚規格或顏色。輸入「數量」，再從下拉選單選「單位」。「預估金額」填含稅總價，只填數字。「用途說明」寫用在哪裡、為什麼需要。確認無誤後按「送出簽核」。注意 送出後無法修改。還沒確定時先按「暫存」。這一頁有三個重點：圖上的編號和旁邊的說明一一對應；標號放在紅框外面，用短線連回去，不會擋住欄位內容；會「送出就不能改」的按鈕一定加注意事項。實際案例：補助計畫系統的新人操作手冊這個方法最早是為一個企業客戶製作的：新人要學會在補助系統上登錄課程、套印簽到表、回報上課結果，過去都靠資深同事口頭帶。我們拿到 3 支操作錄影，做成下面這份手冊（內容涉及客戶資料，這裡只公開規格）：項目內容輸入3 支螢幕錄影，合計約 11 分 17 秒（最長一支約 6 分鐘）輸出A4 橫式 PDF 共 61 頁結構5 章、50 個步驟，每步一張紅框標註截圖附錄資料夾結構與檔案命名、狀態說明、常見問題、作業檢核表個資處理學員身分證、電話欄位以馬賽克遮蔽資料：TempEDU 2026 年 10 月實作，單次案例，不同系統與影片長度結果會不同。06注意事項：交出去之前一定要檢查的事AI 會合理地猜影片沒示範到的按鈕、規定，AI 可能自己補上看似合理的說明。提示詞要求標「待確認」，審稿時逐一確認。個資遮蔽要再看一遍程式只會遮你指定的欄位。下拉選單、彈出視窗、網址列裡的姓名或編號容易漏掉，發布前逐頁放大檢查。規定以官方公告為準手冊寫到的期限、天數、金額等規定，要附上來源與日期，並提醒新人以最新公告為準。先看公司的 AI 規範內部系統畫面上傳到雲端 AI 前，先確認公司是否允許；有疑慮就改用測試環境或假資料錄影。為什麼標號要離紅框一點距離標號直接壓在紅框上，常會蓋住欄位名稱或按鈕文字，新人反而看不出要點哪裡。提示詞寫明「放在紅框外、保持距離、用短線連回」，AI 用程式排版時就會自動避開文字和其他標號。07應用情境：行政工作哪裡用得到情境錄什麼做成什麼新人到職訓練人資、總務、會計請購、報帳、請假、差勤等日常系統新人教育訓練手冊、到職第一週 SOP職務交接離職、調職、代理人只有自己會做的月結、年度作業交接手冊、作業檢核表政府平台申報補助、勞健保、採購一年只做幾次、最容易忘的申報流程申報操作說明書（附官方規定出處）學校與機構教務、學務、公文校務系統、公文系統的登錄與查詢行政人員操作手冊、代課教師說明對客戶的說明客服、業務客戶常問的後台設定或下單流程產品使用說明書、客服 FAQ你做過一次的事，錄下來，就能變成下一個人的操作手冊。——TempEDU 實作心得但，不是每份手冊都適合這樣做流程還在變做法每週都在調整時，先用簡單的條列記錄，等流程穩定再做完整手冊。需要判斷的工作影片只看得到按了什麼，看不到為什麼這樣選。判斷原則要另外寫，或請資深同事口述補充。法規解釋涉及法規的內容，AI 只能整理畫面上看到的字，解釋與適用仍要由承辦人確認。今天就可以試的三件事1挑一個流程選新人最常問、步驟在 10 到 20 步之間的流程。2慢慢錄一次用假資料示範，每次點擊前停 1 到 2 秒。3貼上提示詞先確認步驟清單，再請 AI 做成 PDF，最後請新人試用。延伸學習想把提示詞寫得更精準、讓 AI 交出能直接用的文件，可以從這兩門免費課開始：提示詞技巧：從提問到任務交辦的 AI 協作指南ChatGPT文書應用也可以搭配閱讀：行政人員如何使用 AI？從公文、會議紀錄到 Excel 一次學會、AI 幻覺是什麼？ChatGPT 回答查證的 5 個步驟前往課程清單本文重點操作手冊最花時間的是截圖、紅框、編號和改版，這些都可以交給 AI 加程式處理。會看影片的 AI（例如 Gemini API）預設每秒只取 1 格，所以要先抽影格看懂流程，再回影片抓清楚的畫面；錄影時放慢點擊。提示詞要寫清楚讀者、成品格式、標號規則、個資遮蔽和「不確定就標待確認」。先確認步驟清單再做 PDF，改起來最省事。成品一定要人工審稿，並請新人實際照做一次。想一想你的工作裡，有哪一個流程「只有你會做」？如果明天請假，同事打開你錄的影片和這份手冊，能不能順利完成？資料來源Google AI for Developers（2026 年 10 月 13 日更新）。Video understanding｜Gemini APIS Anand。How does Gemini process videos?Google AI Developers Forum（2025 年 6 月）。Optimal Video Pre-processing Parameters (FPS, Resolution) for File API電腦玩物（2021 年 9 月 17 日）。Tango 革命性自動截圖、步驟圖解工具mmno.cc（2025 年 4 月 24 日）。Scribe 一鍵自動生成專業 SOPSamantha McLean。Creating SOPs with AIIBM Community（2024 年 1 月 4 日）。Using AI tools for screen capture (e.g. Tango, Scribe)TempEDU（2026 年 10 月）。補助計畫系統新人操作手冊與範例公司請購系統示範，實作紀錄。本文插圖為 AI 生成的示意圖；作品範例使用虛構的公司與資料。Edit with Tr.BugFollow me on：LinkedIn ｜ 探教育TempEDU
